Отказное (разъяснительное) письмо

Для подтверждения качества и безопасности продукции различного вида могут быть необходимы обязательные разрешения. Надзорные органы, включая таможню, могут потребовать разрешительные документы на товар. Если продукция в обязательном порядке не сертифицируется, то на нее можно заказать отказное письмо. Это является подтверждением того, что на продукцию не требуется получать какие-либо разрешения.

Для чего нужно?

Отказное письмо является официальным доказательством того, что изделие не требует оценки соответствия и безопасности в любой системе сертификации. Выдается документ в добровольном порядке, но часто его требуют сотрудники таможни при затруднении идентификации продукции. Оно устраняет формальные препятствия, которые могут возникнуть при обращении товаров. Это возможность предотвратить спорные ситуации с покупателями, проверяющими организациями и заказчиками.

Заказать его могут юридические лица и ИП, для частного лица эта процедура невозможна.

Отказное письмо потребуется в следующих случаях:

1. Если общепринятое название товара не совпадает с наименованиями из классификаторов.
2. Изделие инновационное, требует проверки со стороны экспертов и имеет новые свойства или характеристики.
3. Появилась новая область применения, отличная от стандартной.
4. Попадание в исключения нормативно-законодательных актов.
5. Когда изделие по наименованию попадает под действие какого-то техрегламента, но по характеристикам не входит в область действия ТР.

Как выглядит документ?

Письмо не имеет строго установленного бланка и образца. Составляется чаще всего в произвольном дизайне, на усмотрение аккредитованной организации.Но бланк должен соответствовать требованиям и нормам делового документооборота и делопроизводства.

В бланке отражается следующая информация:

1. Кто выдал,
2. Кто обратился за разъяснением положений законодательства,
3. Дата регистрации и присвоенный исходящий номер,
4. Сведения о том, что к данной продукции не применяется обязательное подтверждение соответствия,
5. ФИО и подпись руководителя аккредитованной организации.

Часто письмо просто содержит выписку из действующего нормативно-законодательного акта. В большинстве случаев список товаров на один бланк не ограничивается. Но при расширении линейки производства “дописать” новую разновидность нельзя. В таком случае потребуется проходит процедуру заново.

Системы, в которых выдается документ

Различные виды писем подтверждают отсутствие необходимости в:

1. Сертификате и декларации в системах ГОСТ Р и ТР ТС.
2. Сертификате и декларации пожарной безопасности.
3. Свидетельство государственной регистрации Таможенного союза.
4. Регистрационного удостоверения Минздрава.
5. Фитосанитарного сертификата.

По месту предъявления:

1. Для таможенных органов. Необходимость в этом виде основывается на наличии двух систем классификации (ОКПД2 и ТН ВЭД), что может привести к проблематичности определения товара.
2. Для торговли. Покупатель или проверяющие организации могут потребовать предоставление разрешения.

По выдавшему органу:

1. Орган по сертификации. Сюда обращаются для заказа отказных (информационных), необходимых для предъявления при распространении.
2. ВНИИС. Стоимость будет значительно дороже, но “авторитет” документа существенно выше. Имеет дополнительную защиту от подделки в виде голографического знака. Веское доказательство, которое актуально при прохождении таможни. Мнение ВНИИС — истина в последней инстанции.

На какой срок оформляется?

Чаще всего срок действия не устанавливается и отказное письмо действительно до внесения изменений в ПП №982, ТР ТС, иные документы технического регулирования.

Переоформление потребуется в следующих случаях:

1. Любые изменения в наименовании организации-заявителя.
2. Изменение или расширение ассортимента.
3. Изменение или добавление торговой марки. Это касается только тех, кто указывал марку, но это делать необязательно, достаточно прописать код ТН ВЭД или ОКПД2.

Порядок оформления

Предоставляют отказные письма аккредитованные органы по сертификации.

Алгоритм процедуры:

1. Обращение в центр сертификации и подача заявки.
2. Подготовка документационного пакета.
3. Рассмотрение представленных материалов и проверка товара в перечнях обязательного подтверждения соответствия.
4. При отсутствии объекта в указанных перечнях выдается документ.

Стоит отметить, что ответственность за достоверность информации возлагается исключительно на заявителя. Цена документа зависит от его вида.

Пакет необходимых документов

Для заказа отказного письма для таможни нужно подготовить:

• заявление;
• код ТН ВЭД, если он известен точно;
• техническое описание, если речь идет об инновационным, технически сложном изделии, либо о том, где решающее значение при принятии решения по сертификации имеют технические характеристики;
• копия договора на поставку, товарно-транспортной накладной либо инвойса;
• информационная карта с реквизитами предприятия.

Для торговли:

• регистрационная и учредительная документация организации;
• точное наименование товара и коды, согласно классификаторам (если заявитель смог их определить самостоятельно);
• детальная информация о товаре (артикулы, изображение, образец этикетки, торговая марка и пр.).

Исчерпывающую информацию относительно списка лучше уточнять у специалистов, так как в зависимости от специфики деятельности компании перечень может дополняться другими позициями. Обращайтесь в наш центр для оформления разрешительной документации!

Отказное письмо ГОСТ Р

Отказное письмо ГОСТ Р свидетельствует о том, что продукция, на которую оформлен данный документ в текущем времени, соответствующем дате выдаче отказного ГОСТ Р, не включена в ПП № 982 от 01.12.2009 г. Т.е. на эти товары не требуется оформление в системе обязательной оценки соответствия ГОСТ Р декларации о соответствии и сертификата о соответствии.

Документ требовалось оформлять еще до введения в действие ПП № 982. Т.к. в то время существовали множественные документы, обязывающие производителя и ли поставщика, оформлять документы подтверждения соответствия требованиям российских стандартов в системе ГОСТ Р, то иногда было достаточно сложно сориентироваться в том, требуется или не требуется обязательное оформление сертификата соответствия ГОСТ Р или декларации о соответствии на ту или иную продукцию.

Расставить точки в этом вопросе (при возникновении разночтений между таможенным инспектором и поставщиком импортной продукции ) помогало отказное письмо ГОСТ Р. Со временем оно стало обязательным для предоставления при таможенной очистке на продукцию, которая не является объектом подтверждения соответствия в системе ГОСТ Р.

Ранее документ требовался для предоставления в Федеральную Таможенную Службу при пересечении грузом границ Российской Федерации при ввозе или при вывозе продукции с территории России. Письмо полагалось представить для таможенной очистки на продукцию, не подлежащую на территории РФ обязательному подтверждению соответствия требованиям российских стандартов и санитарных правил.

Отказное письмо ГОСТ Р на эти группы продукции, наряду с сертификатом соответствия ГОСТ Р и декларацией о соответствии, давало право перемещать грузы через границу России. В этом случае оно должно было обязательно быть оформлено во Всесоюзном Научно-Исследовательском Институте Сертификации и также имело другое название — Отказное письмо ВНИИС. После упразднения Отказных писем ВНИИС в течение недолгого времени оформлялись Отказные письма МинПромТорга.

Документ информирует заинтересованную группы лиц о том, что законодательство РФ не вменяет указанной в письме продукции обязательное декларирование или  сертификацию. Отказное ГОСТ Р обязательно включает  в себе выписку из законодательства ( в качестве доказательной базы). Разъяснительного (информационного характера) могло быть получено, кроме ВНИИС, в любом органе сертификации, имеющем аккредитацию в системе ГОСТ Р.

Разъяснительное Отказное письмо ГОСТ Р

Оформляется на обычном листе бумаги формата А4. В отличие от сертификата ГОСТ Р или декларации о соответствии оно может содержать любое количество наименований товаров, если по всем пунктам в качестве заявителя указано одно лицо.

Письмо, как правило, имеет срок действия  один год. И этот срок должен быть указан в самом отказном письме ГОСТ Р.  При отсутствии даты окончания в тексте оно является действующим до внесения изменений в законодательство, связанное с перечнем продукции, обязательной для оценки соответствия в системе государственной сертификации ГОСТ Р.  Данные списки корректируются ежегодно в соответствии с требованием Федерального Закона «О техническом регулировании».

Корректировка продукции, подлежащей оценке соответствия в системе ГОСТ Р , т.е. перечней ПП № 982 производится по разным причинам. Это может быть связано с либерализацией технического регулирования и отменой контроля продукции со стороны государства, введение других способов государственного надзора за объектами технического регулирования, вместо сертификации товаров, либо введение Технических регламентов, на основе которых проводится регулирование и сертификация товаров, включенных в перечень самого регламента.

Сертификация на подтверждение соответствия требованиям Технического регламента чаще всего проводится в рамках системы обязательной государственной сертификации ГОСТ Р, в одной из ее подсистем. Важным при оформлении письма отказного ГОСТ Р является анализ продукции, входящей в списки всех действующих на территории РФ Технических регламентов.

Рекомендуется в случае возникновения необходимости, оформлять Отказное письмо ГОСТ Р в органах сертификации, имеющих аккредитацию в Росстандарте. Т.к. существуют свои нюансы при определении, требуется ли для данной продукции письмо Отказное ГОСТ Р (т.е. требует ли российское законодательство, оформления сертификата соответствия или декларации о соответствии).

С вводом на территории РФ законодательства Таможенного Союза отпала необходимость обязательного предоставления при таможенной очистке Отказного письма ГОСТ Р, т.е. письма отказные ГОСТ Р для таможни упразднены. Но по-прежнему являются актуальными письма отказные ГОСТ Р для торговли. Они не предоставляют права их обладателю в проведении каких-либо действий с получением данного письма (как письма отказные ГОСТ Р предоставляли возможность перемещения грузов через границу РФ).

Письмо только информирует лицо, для которого оно оформляется, о требованиях закона в рамках обязательной оценки соответствия в системе ГОСТ Р касательно продукции, указанной в самом письме.

Отказное ГОСТ Р: особенности оформления

Отказное письмо выдается на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации.

Документ представляет собой выдержку из законодательства, подтверждающую, что на данную продукцию предъявление обязательного сертификата не требуется. Отказное письмо представляет собой простой лист А4.

В одно отказное письмо можно включить любой список продукции, главное чтобы держателем письма было одно лицо. Письма, о которых идет речь, пригодны только для торговли и не являются аргументом для таможни при выпуске товара на территорию РФ. Таможня рассматривает только отказные письма ВНИИСа. У Госстандарта существует своя Номенклатура продукции, подлежащая обязательной сертификации, основанная на кодах ОКП. У Таможенного комитета — своя, основанная на кодах ТНВЭД.

По логике, эти номенклатуры должны быть идентичны, но на практике это не всегда так. Объект спора: таможня утверждает что по их номенклатуре ТНВЭД данная продукция подлежит сертификации и для ее растаможки необходимо предъявить сертификат соответствия, а органы по сертификации не могут выдать сертификат так как по номенклатуре ОКП данная продукция не подлежит обязательной оценке соответствия. В таком случае делается запрос во ВНИИС для получения отказного письма, которое решает проблему выпуска товара в страну.

Кстати, существуют программы по подбору ОКП по ТН ВЭД и наоборот, но результат всё равно не однозначный и не всегда верный.