Сертификат ГОСТ Р ИСО 30300-2015
Эффективное управление документооборотом — важная задача для любой организации, будь то государственное ведомство или коммерческая компания: от того, насколько грамотно налажена работа с документами, зависят бизнес-процессы и способность соответствовать правовым требованиям.
Важное уточнение перед выбором услуги. ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» — это стандарт основных положений и терминологии, идентичный ISO 30300:2011. Он задаёт понятийный аппарат и общие принципы системы управления документами, но не содержит требований, которым можно формально соответствовать и по которым проводится сертификационный аудит. По этой причине сертификат «по ГОСТ Р ИСО 30300» в строгом смысле не выдаётся — сертифицируется система менеджмента записей по требованиям другого, отдельного стандарта: ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», который прямо и содержит проверяемые требования.
Что определяет ГОСТ Р ИСО 30300-2015
Стандарт задаёт базовые принципы и терминологию для системы управления документами (записями) организации — не описывает конкретные процедуры, но формирует общий понятийный каркас, на основе которого построен требования-стандарт ГОСТ Р ИСО 30301-2014:
- политика и цели в области управления документами;
- ответственность руководства и распределение полномочий;
- процессы создания, использования и хранения документов;
- управление жизненным циклом документации;
- интеграция системы управления документами с другими системами менеджмента;
- принцип постоянного улучшения.
Что реально подтверждает сертификат — по ГОСТ Р ИСО 30301-2014
Сертификация по ГОСТ Р ИСО 30301-2014 подтверждает, что в организации внедрена система менеджмента записей, отвечающая проверяемым требованиям этого стандарта, — включая политику и цели в области управления документами, распределение ответственности, контроль жизненного цикла документов и механизмы измерения и мониторинга результатов. Подробно о самой процедуре, составе документов и реалистичных сроках — на странице о сертификате по ГОСТ Р ИСО 30301-2014.
Кому актуально внедрение системы управления документами
Практика построения системы управления документами на основе принципов ГОСТ Р ИСО 30300 и требований ГОСТ Р ИСО 30301 актуальна для:
- органов государственной власти и местного самоуправления;
- коммерческих компаний с большим документооборотом — производственных, банковских, ИТ;
- некоммерческих и общественных организаций;
- медицинских, образовательных и научно-исследовательских учреждений.
Итог
Если вам нужен именно сертификат, подтверждающий систему управления документами, оформляйте его по ГОСТ Р ИСО 30301-2014 — реквизиты стандарта, порядок сертификации, пакет документов и честная оценка сроков описаны на отдельной странице сайта. ГОСТ Р ИСО 30300-2015 стоит использовать как справочник по терминологии и принципам, а не как основание для отдельного сертификата.
За консультацией по выбору подходящего стандарта и порядку сертификации можно обратиться в центр «Гостус».
