ГОСТ Р ИСО 30300-2015: сертификат системы управления документами

Компания, которая оцифровывает и хранит архивы, смотрит закупку и видит в требованиях к участникам строку «сертификат ГОСТ Р ИСО 30300-2015». Юрист открывает сам стандарт: это словарь и основные положения, проверяемых требований к системе в нём нет. Возникает вопрос, что тогда подтверждает сертификат и по какому документу его выдают.

Ниже разобрано, что за стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015, действует ли он, чем отличается от ГОСТ Р ИСО 30301-2014, обязательна ли сертификация и как проходит аудит системы управления документами. Нормы сверены по текстам стандартов в электронном фонде docs.cntd.ru и по карточкам ISO; материал актуален на октябрь 2026 года. Требования к самой системе управления документами для сертификации установлены отдельным стандартом, о нём рассказано на странице о сертификате по ГОСТ Р ИСО 30301-2014.

Нужен ли сертификат: коротко

Сертификация системы управления документами добровольная. Закон не требует сертификата по ГОСТ Р ИСО 30300 или по ISO 30301: обязательными остаются требования законодательства об архивном деле, которые устанавливает Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и подзаконные акты. Постановление Правительства от 23.12.2021 № 2425 содержит перечни продукции, а не систем менеджмента, поэтому сертификат на систему в них не входит. Обязательным документ становится только по условиям конкретной закупки или договора: это требование заказчика, а не закона. Штрафа за отсутствие добровольного сертификата нет; ответственность возможна только за нарушение обязательных правил хранения и учёта архивных документов.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015: что это и действует ли он

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» утверждён приказом Росстандарта от 9 декабря 2015 года № 2123-ст и введён с 1 июля 2016 года. Он идентичен международному ISO 30300:2011. Стандарт задаёт цели, принципы и процессный подход к системе управления документами и словарь терминов; требований, по которым выдают сертификат, в нём нет.

Международная часть изменилась: на странице ISO ISO 30300:2011 значится как отозванный, действует ISO 30300:2020 (вторая редакция, апрель 2020 года), а в разработке находится следующая редакция. Российский стандарт 2015 года повторяет текст 2011 года. В поиске электронного фонда docs.cntd.ru на октябрь 2026 года найдены только ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и ГОСТ Р ИСО 30301-2014, заменяющего стандарта нет; статус документа можно проверить в Федеральном информационном фонде стандартов Росстандарта.

Семейство 30300 и 30301

Для внедрения у ISO есть отдельное руководство ISO 30302; требований для сертификата оно не содержит. Термины в стандартах разные: в 30300 говорится о системе управления документами (СУД), в 30301 — о системе менеджмента записей (СМЗ). По смыслу это одна система.

Что именно сертифицируют

Сертифицируется система управления документами организации, а не товар и не сам стандарт. Область применения ГОСТ Р ИСО 30300 прямо называет три способа показать соответствие: самооценка и декларирование, подтверждение декларации сторонней организацией и сертификация системы сторонней организацией. Тот же перечень есть в ГОСТ Р ИСО 30301.

Требования, которые проверяет аудитор, содержит ГОСТ Р ИСО 30301 (в международной версии ISO 30301): политика и цели в области записей, ответственность, процессы создания и управления записями, мониторинг и улучшение. Поэтому, если заказчик пишет «сертификат по ГОСТ Р ИСО 30300», уточните у него, принимает ли он сертификат системы по ГОСТ Р ИСО 30301 или ISO 30301: именно такой документ подтверждает проверяемые требования. В заявке органу и в договоре прописывают, по какому стандарту и в какой редакции выдаётся сертификат, а формулировку сверяют с документацией закупки.

Как проходит сертификация

1. Заявка и анализ документов. Орган определяет область сертификации, число площадок и объём аудита.
2. Аудит документации (этап 1). Проверяют политику, цели, описание процессов и готовность системы.
3. Аудит на месте (этап 2). Проверяют, как система работает на деле: записи, доступ, хранение, обучение персонала, внутренние аудиты.
4. Решение и сертификат. При устранении несоответствий орган принимает решение о выдаче.
5. Надзорные аудиты и ресертификация. Цикл сертификации системы менеджмента, по правилам ISO/IEC 17021-1, составляет три года, подробности описаны в статье про сертификацию менеджмента; точные сроки определяет схема органа.

Если системы ещё нет, сначала проводят диагностику и внедрение, потом аудит. Орган выбирают по реестру аккредитованных лиц Росаккредитации: проверьте, что в его области аккредитации есть сертификация систем менеджмента.

Какие документы подготовить

• Приказ о создании системы и назначении ответственных.
• Политика и цели в области управления документами.
• Область применения: подразделения, площадки, виды документов, информационные системы.
• Схема документооборота и жизненного цикла документов, номенклатура дел.
• Правила регистрации, хранения, доступа, учёта, экспертизы ценности и уничтожения документов; их оформление похоже на разработку технических документов.
• Программа внутренних аудитов и их отчёты, анализ со стороны руководства.
• Записи об обучении работников и договоры с подрядчиками, если они хранят или оцифровывают документы.

Сколько стоит

В прайсе центра сертификат ГОСТ Р ИСО 30300-2015 указан от 9 000 ₽. Итог зависит от числа сотрудников и площадок, области сертификации и того, внедрена ли система. Срок называют после просмотра документов организации.

Типичные ошибки

• Считают сертификат обязательным по закону: обязательным его делает только закупка или договор.
• Путают сертификат системы управления документами с сертификатом на продукцию или с разрешительным документом.
• Не фиксируют в договоре стандарт и редакцию: 30301:2011 и 30301:2019 — разные редакции.
• Не определяют область: если филиалы, электронный архив или подрядчики в неё не вошли, сертификат на них не распространяется.
• Строят систему «на бумаге»: аудит проверяет, как процессы работают.
• Выбирают орган без аккредитации на сертификацию систем менеджмента.

Чек-лист

• Уточнено у заказчика, какой стандарт и какая редакция нужны.
• Определена область: процессы, подразделения, площадки, системы.
• Проверен орган по реестру Росаккредитации.
• Подготовлены политика, цели, процедуры, записи, отчёты внутренних аудитов.
• Сертификат не заменяет требований закона об архивном деле и защиты информации.

Частые вопросы

Обязателен ли сертификат ГОСТ Р ИСО 30300-2015?

Нет. Он добровольный; обязательным его делает заказчик в документации закупки или договоре.

Действует ли ГОСТ Р ИСО 30300-2015?

Российский стандарт введён с 1 июля 2016 года; заменяющего в электронном фонде docs.cntd.ru нет. Международный ISO 30300:2011 отозван и заменён ISO 30300:2020.

По какому стандарту проводят аудит?

Требования к системе содержит ГОСТ Р ИСО 30301 (ISO 30301); ГОСТ Р ИСО 30300 задаёт принципы и словарь. Стандарт и редакцию фиксируют в договоре.

Заменяет ли сертификат требования закона об архивном деле?

Нет: обязанности по хранению и учёту архивных документов устанавливает закон, а сертификат подтверждает систему управления.

Для пищевых производств есть отдельная система — ХАССП на пищевом производстве; сертификацию товаров описывает раздел сертификат ГОСТ Р, а обзор — сертификация продукции.