Сертификат по ГОСТ Р ИСО 30301-2014
Для современного предпринимателя эффективное управление документацией и записями — заметная часть общей системы менеджмента. В связи с этим внедрение системы менеджмента записей по требованиям ГОСТ Р ИСО 30301-2014 востребовано у компаний с большим документооборотом.
Нормативно-правовая база
ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» идентичен международному стандарту ISO 30301:2011, утверждён приказом Росстандарта от 28.05.2014 № 460-ст и действует с 1 марта 2015 года. Стандарт устанавливает требования к системе менеджмента записей (документированной информации), которая помогает организации выполнять свои обязательства, реализовывать стратегию и достигать поставленных целей — включая разработку политики и целей в области управления записями, а также измерение и мониторинг результатов.
Внедрение особенно востребовано на предприятиях с большим документооборотом — в логистике, банковском секторе, у крупных организаций с разветвлённой структурой.
Сертификация по ГОСТ Р ИСО 30301-2014 — процедура добровольная: обязательного государственного контроля в этой форме для данного стандарта не предусмотрено. Дополнительный практический стимул для сертификации — участие в закупках по 44-ФЗ/223-ФЗ, где заказчик иногда указывает наличие сертификата как одно из условий или конкурентное преимущество заявки.
Порядок оценки
Процедура сертификации системы менеджмента, как и для любого другого стандарта серии ISO/ГОСТ Р ИСО на системы менеджмента, включает как минимум два этапа аудита: анализ документации системы менеджмента записей (этап 1) и выездную проверку с оценкой того, насколько система реально внедрена и работает на практике (этап 2). По результатам обоих этапов орган по сертификации принимает решение о выдаче сертификата.
Пакет документов
Для прохождения проверки предпринимателю потребуются:
- руководство по системе менеджмента записей;
- положения и инструкции, регламентирующие процессы документооборота;
- реестры и журналы учёта документации;
- акты и протоколы, подтверждающие практическую реализацию требований стандарта;
- реквизиты организации (ИНН, ОГРН и другие регистрационные данные).
Что даёт сертификат
Компания, внедрившая систему менеджмента записей и прошедшая сертификацию, может рассчитывать на:
- более системный контроль за сохранностью документов и доступом к ним;
- формализацию процессов документооборота и повышение ответственности сотрудников за их соблюдение;
- дополнительный аргумент в переговорах с партнёрами и клиентами, которым важна прозрачность документооборота;
- преимущество при участии в тендерах, где наличие сертификата учитывается как один из критериев;
- право использовать сведения о сертификации в рекламных и сопроводительных материалах компании — с указанием номера и срока действия сертификата.
Сроки и стоимость
Реальный срок сертификации зависит от того, насколько система менеджмента записей уже внедрена и задокументирована на момент обращения, и от масштаба организации: помимо оформления заявки и документов, процедура включает полноценный двухэтапный аудит, а не одномоментную выдачу бланка, поэтому она обычно занимает больше, чем несколько дней. Стоимость определяется индивидуально — зависит от объёма аудита, количества подразделений и сложности документооборота компании; точную стоимость называет орган по сертификации после ознакомления с исходными документами.
За подробностями и бесплатной консультацией можно обратиться в центр «Гостус».
